Webinar revolution: il momento è adesso

Ti stai chiedendo come creare una relazione autentica con i tuoi utenti? È il momento di adottare il webinar.

Nell’attuale era digitale, la comunicazione è più facile che mai. Il bombardamento di e-mail, l’esplosione dei social media e il numero elevato di notifiche a cui siamo sottoposti ha portato alla creazione di un ecosistema nel quale le aziende fanno fatica a creare una relazione autentica e di valore con la propria audience.

È in questo particolare contesto che il webinar viene visto dal business come mezzo attraverso il quale creare una conversazione reale e di spessore con il proprio pubblico.

Non è azzardato, quindi, parlare di Webinar revolution.

Ma andiamo con ordine: come iniziare?

Il termine webinar deriva dalla combinazione delle parole Web e Seminar e sta ad indicare un particolare evento online che si sviluppa in modalità sincrona, ma che può essere fruito anche in modalità asincrona grazie alla sua registrazione.

Se da un lato, quindi, il webinar è un potente strumento che può abbattere le barriere spazio-temporali dando all’utente la possibilità di assolvere al proprio bisogno informativo in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo, dall’altro permette alle aziende di instaurare una conversazione con la propria audience.

Fino a qui tutto bene, ma tra il dire il fare ci sono determinati elementi che i brand devono prendere in considerazione quando decidono di sfruttare questo canale di comunicazione.

Il contenuto

È sempre maggiore il numero di marketers che utilizzano il webinar come elemento importante all’interno della loro content strategy.

Più volte si è sentito dire che il contenuto è tutto e la tentazione sarà quella di voler dar voce a tanti (forse troppi) argomenti. Ma la regola del gioco negli eventi online è una: less is more!

Definire la tematica e circoscrivere gli argomenti è fondamentale, in primo luogo perché si avrà la possibilità di approfondire la materia e, in un secondo luogo, per non eccedere nella durata del live streaming. È stimato, infatti, che il tempo medio di visualizzazione è di 57 minuti e, per non perdere la concentrazione del pubblico, è bene organizzare un incontro la cui durata rientri nella finestra dei 60-90 minuti.

Se la necessità è quella di affrontare diversi temi, allora si può prevedere un percorso con appuntamenti ricorrenti che permetteranno di creare un dialogo costituito da più momenti di condivisione.

La piattaforma

È chiaro che tutto questo non esisterebbe se non fossero disponibili software in grado di ospitare questa tipologia di iniziative. Diverse sono le piattaforme online (per citarne solo alcune ricordiamo ad esempio GotoWebinar leader nel mercato, Zoom, …) ma la scelta della stessa dipende anche, ma non solo, dalla resa che vogliamo dare.

È bene distinguere, quindi, tra piattaforme che facilmente possono essere utilizzate in self da quelle, invece, che richiedono il coinvolgimento di una regia professionale che sappia orchestrare le riprese e i cambi immagine, facendo del webinar quasi un programma televisivo.

Come nelle migliori partite, però, il risultato dipende anche dalla squadra messa in campo. Affidati a personale esperto e in grado di reggere il “peso delle diretta” sia che si stia parlando di relatori che di presentatore. Quest’ultimo ha un ruolo fondamentale nella conduzione della diretta che, in questo modo, assumerà un profilo di maggior autorevolezza.

Le attività di promozione

Abbiamo visto come il contenuto del webinar sia il fulcro attorno al quale ruota tutta la partita, ma parte dell’attenzione deve essere riservata alle attività di promozione dell’evento (sia esso privato che pubblico). Se si vuole raggiungere un numero elevato di partecipazione è importante promuovere per tempo il live streaming, attivando diverse leve.

Essenziale è lo sviluppo di una landing page dedicata, parlante e che richiami il look and feel scelto per l’evento. Una landing page di atterraggio di una comunicazione che può avvenire, ad esempio, attraverso i canali social e/o attraverso l’invio di e-mail (si registra che il 57% delle registrazioni avviene tramite questo canale).

Gli elementi interattivi

Ma andiamo oltre…definiti gli argomenti, scelta la piattaforma più adatta alla nostra tipologia di scambio, messe in atto le leve di promozione, che altra carta possiamo giocare per stimolare il pubblico, limitando al massimo il tasso di abbandono?

Strumenti quali slide, chat, polls, etc. Q&A, se utilizzati nel modo corretto, possono aumentare il coinvolgimento e il gradimento finale del pubblico. Tra i diversi strumenti, un occhio di riguardo deve essere riservato alla chat che si caratterizza per essere un canale che permette di condividere con i partecipanti informazioni importanti della diretta senza interferire con la stessa, dando altresì modo al pubblico di interagire con i relatori. Non dimentichiamo però che la chat (se non predisposto diversamente) è visibile a tutti e, per arginare situazioni talvolta imbarazzanti, richiede il monitoraggio da parte di una persona esperta predisposta a tale attività.

Non si è soliti ricorrere all’utilizzo dei video durante i webinar, forse perché si pensa che, trattandosi di un live streaming, passare il segnale ad un contenuto preregistrato possa rendere la fruizione meno piacevole. Niente di più sbagliato. Il video è uno dei formati più accattivanti che possa essere inserito all’interno della scaletta e che possa trasmettere il messaggio in modo efficace puntando sulla sfera emozionale. L’introduzione di contenuti video fa si che venga spezzato il ritmo della diretta (che potrebbe risultare altrimenti mono-tono) assicurando picchi di interesse e di coinvolgimento dell’audience.

Le azioni di follow up

Non dimentichiamo, però, che il webinar non si conclude allo scoccare del termine, ma è nelle ore successive che si possono ancora intraprendere delle azioni per continuare a stimolare il pubblico (ad esempio invitandoli ad essere presenti ai prossimi incontri).

Ringraziare, tramite e-mail, gli utenti che hanno partecipato al webinar, invitandoli inoltre a compilare un survey, viene percepito come gesto di interesse e professionalità.

Ricordiamoci di farlo anche con chi non ha partecipato, e ricordiamoci di rendere loro disponibile la registrazione della diretta o il link al sito che lo ospita per colmare la loro assenza. In fondo loro potrebbero essere i prossimi nuovi ospiti.

Ma dopo tutta questa fatica, come valutare la buona riuscita di un webinar?

Ottenere un numero elevato di iscrizioni è sicuramente il primo rilevatore del successo di un webinar, ma questo non può prescindere dal valore di drop rate. Il tasso di caduta è quell’indicatore di performance dato dal numero di partecipanti sul numero di iscrizione ricevute: se il drop rate è compreso tra il il 35% e il 45% allora possiamo valutare positivamente il risultato.

Sebbene sia importante monitorare il tasso di partecipazione, altrettanto importante è tenere traccia del tasso di abbandono inteso come numero di utenti che abbandonano la sessione prima del termine della stessa. Si considera fisiologico un tasso di abbandono tra il 10% e il 20%. L’abbandono può essere legato a molteplici ragioni ed è un indicatore dietro al quale si possono nascondere malfunzionamenti della diretta che sarà opportuno ottimizzare per il futuro. Gli insight numerici però non sono gli unici segnali ai quali dobbiamo prestare attenzione perché suggerimenti utili per migliorare l’esperienza possono provenire anche dai feedback alla survey messe a disposizione dei partecipanti al termine della sessione.

Nonostante questa cura nella valutazione dei risultati e nell’implementazione di aspetti migliorativi, vi è un variabile che difficilmente saremo in grado di controllare: l’imprevisto.

Accetta il rischio (ma riducilo al minimo)

L’adrenalina della diretta, si sa, fa parte del gioco. Ma quando un’azienda ci mette il nome e la propria immagine la cautela non è mai abbastanza. Non nascondiamoci dietro il più sempre ripetuto “buona la prima” perché, negli eventi online, non è mai così (ahimè).

Organizza delle prove generali coinvolgendo tutti gli attori e simula con le stesse modalità la diretta, per prevenire (per quanto possibile) spiacevoli inconvenienti durante lo streaming. Nonostante questo, per quante prove si possano inscenare, gli imprevisti ci saranno: che si verifichino problemi di connessione o si abbiano difficoltà di condivisione dello schermo, sii pronto a gestire la situazione anche improvvisando. Potrebbe esserti richiesto di cambiare la scaletta real-time, di intrattenere gli utenti o di anticipare la sessione di Q&A. Qualsiasi essa sia l’azione da compiere, embrace the adventure. 

Non perdere tempo, è il momento di iniziare

Molti brand hanno già preso parte a questa rivoluzione e il prossimo puoi essere tu!

Con queste semplici mosse quello che rimarrà è una relazione win-win tra l’azienda e il pubblico: chi, da un lato, avrà spinto il proprio business e chi, dall’altro, avrà visto colmato un proprio bisogno.

I grandi webinar sono pianificati, organizzati per tempo ed eseguiti da una squadra affiatata. Noi siamo pronti e tu?

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